工程項目行業解決方案

搭建統一文檔管理平臺,集中管理項目文檔
多維度保障核心資料安全

項目實施伴隨的挑戰


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海量項目文檔難以管理

項目文檔常出現版本混亂問題,缺乏統一管理,共享性差,既浪費了存儲資源,又使得文檔的查找效率低,影響協同工作效率

離散檔案數據管控困難

檔案系統獨立于企業信息系統之外,且來源分散,采集困難。物理檔案存放位置信息無法查詢,電子檔案歸檔功能又無法實現批量集中的歸檔,加劇檔案管理的難度

流程信息不便及時跟蹤

工程項目在設計、建造、移交、運維過程中將產生大量流程信息,如果管理者不能對這些流程信息進行有效管理,不能有效跟蹤工程項目進度,則難以對項目可能的風險做出及時的反應,可能造成巨大損失

機密項目缺乏安全保障

項目相關的機密文檔,其流轉需要進行跟蹤追溯,一旦文檔的安全保密性存在漏洞,核心資料缺乏安全管理,則有泄密的風險

企業文檔的
有效收、管、用

多途徑文檔上傳

能源企業中所有的文檔可以通過web端、客戶端等多種端口實現上傳,同時以批量上傳的方式,高效完整數據采集

圖文檔數據庫

統一存儲企業全施工圖文檔數據,采用分布式存儲架構,存儲空間可無限拓展,方便可持續性管控企業文檔增長

元數據管理

將業務內容相關的元數據體系綁定到文件上,給系統內海量無序文檔以結構化的標記,達到有序、有效地管理目標,從而提高文檔資源查找使用效率

歷史版本管理

系統會詳細記錄文檔的版本變更,避免同質文檔造成的存儲冗余和版本混亂導致的使用錯亂問題

在線協作

支持Office、PDF、CAD、音視頻等三十多種常用的文件的在線預覽;通過插件完成實時編輯、添加批注等操作,避免繁雜的一用一下載操作流程,提高企業內部的協同效率

共享 & 外發

支持企業內容分享,把文件臨時共享給需要但無權限的內外部合作伙伴,并通過控制分享內容的有效期、操作權限、下載預覽次數甚至是外發加密來保證企業內信息資源的安全性

項目檔案的
有效管控與可持續利用

歸檔統計

實現企業全電子檔案的批量歸檔,可與HR系統集成,自動創建樹形結構并把用戶導入相應部門中。并附加檔案管理、應用統計功能,可生成多種與檔案管理相關的報表

借閱管理

可提供定制檔案借閱管理流程,包括借閱管理、借閱到期提醒、借閱統計等功能,用戶任何時候均可簡單快速地查詢檔案信息。不同密級的檔案借閱則需要通過管理者逐級審批

到期提醒

可定制檔案保管期限到期提醒服務,系統將根據文件的元數據信息確定文件是否到期,并自動發出提醒,管理員可根據提醒發起檔案銷毀流程

電子化流程,及時追蹤歸檔

 



辦公無紙化

線上完成企業日常業務流程的申請與審批工作,系統將依據流程發起人的名稱、部門等條件,自動把申請發給對應的審批人,顯著提高辦公效率,降低人為操作失誤

實時監控

管理者可在系統中查詢當前所有未完成流程實例的審批情況,實現實時跟蹤流程信息,隨時把握業務流程進度

流程分組管理

通過工作群分組,方便用戶查找所提交的信息。流程分組同時支持自定義分組顯示,滿足用戶的個性化需求

流程信息歸檔

已辦流程文檔以及相關輔助材料將會定期歸檔,系統會保留申請內容、時間、審核人等所有詳細流程信息,實現權責分明,便于后續的責任追蹤

核心項目資料管控,企業機密安全保障

 



數據完整保護

系統中所有涉密數據都將進行透明加密處理,確保加密過程中文檔數據內容不被破壞,以達成對機密文檔數據完整性的保護

操作日志監控

用戶對文件的所有操作行為信息,都將被完整記錄在系統日志中。管理者可查詢涉密文檔的查看、下載記錄,方便追溯文檔的流轉去向

細致權限分配

對涉密文檔采用精細的權限控制體系,管理者可根據實際需求,自定義用戶對文檔的預覽、下載、編輯、共享等細分權限

外發文件控制

對向企業外部外發的文件采用多權限策略控制,用戶可根據業務需求控制外發文件的使用時長、打開次數、指定計算機使用和編輯等權限

我們的客戶
全國超過2,000家企業使用我們的產品與服務

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